في عالم يتجه نحو التحول الرقمي بخطى متسارعة، تبرز المملكة العربية السعودية كنموذج يُحتذى به في تبني التقنيات الحديثة لتعزيز الشفافية والكفاءة في العمليات التجارية. والمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، التي بدأ تطبيقها في الأول من يناير 2023، تمثل خطوة هامة في هذا الاتجاه، حيث تهدف إلى ربط وتكامل أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلفين مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، لذلك تقدم لك مرن الدليل الشامل لكل ما يتعلق بالمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية.
نبذة عن الفاتورة الإلكترونية
هي عملية تحويل كامل لإصدار وتبادل الفواتير من الورقية إلى الإلكترونية، مما يسمح بمعالجة الفواتير والإشعارات المدينة والدائنة بكفاءة وفعالية أكبر. وقد كانت المملكة العربية السعودية من الرواد في هذا المجال، حيث بدأت في تطوير الإطار التشغيلي والقانوني لنظام الفوترة الإلكترونية في سبتمبر 2020 ،ثم دخلت المملكة مرحلة الإصدار والحفظ الإلكتروني، مما يعرف بالمرحلة الأولى، والتي تتطلب من دافعي الضرائب إنشاء وتخزين الفواتير الضريبية الإلكترونية والمتعلقة بالإشعارات الدائنة والمدينة، مع ضرورة تضمين كافة العناصر المطلوبة في الفاتورة الإلكترونية وفقاً لنوعها.
ما هي المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية؟
تُعرف هذه المرحلة باسم “مرحلة الربط والتكامل”، وتتطلب من المكلفين إصدار الفواتير الإلكترونية بصيغة محددة وربط أنظمتهم بمنصة “فاتورة” التابعة للهيئة. هذا الإجراء لا يسهم فقط في تسهيل عملية التحقق والمراقبة من قبل الهيئات الحكومية، بل يعزز أيضًا من كفاءة العمليات التجارية للشركات نفسها.
مميزات وفوائد المرحلة الإلكترونية الثانية
- تحسين دقة البيانات المالية وتقليل الأخطاء البشرية.
- تسريع عمليات التدقيق والمراجعة الضريبية.
- تعزيز الشفافية في التعاملات التجارية.
- تقليل التكاليف المتعلقة بالطباعة والتخزين الورقي للفواتير.
- تحسين الكفاءة البيئية من خلال الحد من استخدام الورق.
هل يوجد متطلبات خاصة للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية؟
نعم، حيث يجب على المكلفين تنفيذ بعض الأشياء أو المتطلبات حتى يمكنهم الامتثال للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، إليك من مرن هذه المتطلبات.
أولًا: التأكد من وجود الحقول الإضافية في الفاتورة الإلكترونية للمرحلة الثانية.
ثانيًا: إصدار وحفظ الفواتير بالصيغة المعتمدة xml أو pdf/A يتضمن xml.
ثالثًا: التأكد من أن الحل التقني يتوافق مع متطلبات الهيئة وقادر على الاتصال بالإنترنت.
رابعًا: ربط الحل التقني مع منصة فاتورة.
آلية عمل الفاتورة الإلكترونية
يوجد نوعان للفاتورة الإلكترونية وهما:
- الفاتورة الضريبية المبسطة بين منشأة ومستهلك (B2C)
- الفاتورة الضريبية بين منشأة ومنشأة أخرى (B2B)
أما عن الآليات فهي مُشتركة بين الفاتورتين:
- إصدار البائع لفاتورة إلكترونية تحتوي على كافة عناصر الفاتورة الضريبية المبسطة للعميل أو المنشأة.
- استلام المشتري للفاتورة من البائع.
- حفظ الفاتورة إلكترونيًا من قبل البائع.
- مشاركة الفاتورة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- إعادة إرسال الفاتورة المعتمدة إلكترونيًا للبائع.
كيفية اختيار الحل التقني المناسب للربط مع هيئة الزكاة والدخل في المرحلة الثانية
المعايير الأساسية لاختيار الحل التقني المناسب
- التوافق مع المتطلبات: يجب أن يكون النظام متوافقًا مع شروط الهيئة من حيث شكل الفاتورة والمواصفات الفنية.
- القدرة على الربط: ينبغي أن يكون النظام قادرًا على الربط والتكامل مع منصة فاتورة بكفاءة.
- الأمان والخصوصية: يجب أن يوفر النظام ضمانات الأمان لحماية البيانات الحساسة.
- الدعم والصيانة: توفر الدعم الفني المستمر والتحديثات اللازمة للتكيف مع التغيرات التشريعية.
اختيار الحل التقني لمنشأتك في خطوات من مرن
- تحديد الاحتياجات: قم بتحليل احتياجات منشأتك ومدى تعقيدها.
- البحث والمقارنة: ابحث عن مزودي الحلول التقنية وقارن بينهم بناءً على المعايير الأساسية.
- التجربة والتقييم: جرب الحلول المحتملة وقيمها من حيث الأداء والتوافق.
- التكلفة والعائد على الاستثمار: قم بتقييم التكلفة الإجمالية والعائد المتوقع من الاستثمار في الحل التقني.
- التشاور مع الخبراء: استشر خبراء تقنية المعلومات والمحاسبة للحصول على رؤية شاملة.
التوصيات من مرن
- اختر حلًا تقنيًا يوفر مرونة في التكامل والتوسع مع نمو منشأتك.
- يجب أن يكون لديك جهاز تسجيل المدفوعات الإلكترونية.
- يجب أن يكون لديك برنامج سحابي قوي لإصدار وحفظ الفواتير، وهذا ما توفره مرن بأشكال ومميزات مختلفة.
- تأكد من أن الحل يتضمن خيارات تدريب للمستخدمين لضمان استخدام فعال.
- راجع العقود والاتفاقيات بعناية لفهم الالتزامات والمسؤوليات.
هل هناك عقوبة أو غرامة لغير الملتزمين بتطبيق شروط المرحلة الثانية؟
نعم، لذا عليك أن تحرص على الالتزام بالمواعيد ولا تفوت الفرصة، حيث أنه تم بالفعل فرض عقوبات وغرامات على الذين لم يلتزموا بشروط المرحلة الأولى من النظام وجاءت كالآتي:
- غرامة قدرها 5000 ريال تُفرض على المخالفين لقواعد إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا.
- غرامة قدرها 10,000 ريال تُفرض على من يخالفون شرط تضمين رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة الضريبية المبسطة.
- غرامة قدرها 10,000 ريال تُفرض على من يفشلون في إبلاغ الهيئة عن الأعطال التي تمنع من إصدار الفواتير الإلكترونية.
ما هي أدوات للامتثال والتمكين وكيف يمكنها مساعدتي في المرحلة الثانية؟
في عالم الأعمال السريع الخطى، أصبحت الفوترة الإلكترونية ضرورة لا غنى عنها لضمان الكفاءة والدقة. هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) قد أحدثت ثورة في هذا المجال من خلال تطوير مجموعة من أدوات تطوير البرمجيات (SDK)،التي تعمل على تسهيل عملية الفوترة الإلكترونية للمؤسسات الخاضعة للائحة الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية. هذه الأدوات، المعروفة باسم برامج أدوات الامتثال والتمكين، تتيح للمستخدمين تنزيلها واستخدامها بشكل مستقل عن الإنترنت. وظيفتها الأساسية هي التحقق من صحة الفواتير الإلكترونية المبنية على XML وملفات الإشعارات الدائنة والمدينة، لضمان توافقها مع المعايير والإرشادات المحددة في لائحة ZATCA. كما توفر هذه الأدوات إمكانية التحقق من رموز الاستجابة السريعة (QR) وفقًا للهيكل الموصوف، بالإضافة إلى القدرة على دمج وحدات EGS مع SDK المحلي لتعزيز الأمان والفعالية.
من خلال استخدام أدوات SDK يمكن للمؤسسات ضمان الامتثال الكامل للقوانين المحلية، وتجنب أي مخالفات قد تنجم عن عدم الالتزام بالمعايير المطلوبة. إنها خطوة مهمة نحو تحقيق الشفافية والموثوقية في العمليات المالية، وتعزيز الثقة بين الشركات وعملائها.
ردود من مرن حول أهم الأسئلة عن المرحلة الثانية
• هل يجب على المكلفين الاستمرار في اتباع متطلبات المرحلة الأولى حتى تنطبق عليهم المرحلة الثانية؟
نعم، يتعين على الأفراد المعنيين مواصلة الالتزام بإرشادات المرحلة الأولى حتى يحين موعد تطبيق المرحلة الثانية عليهم. وفقًا للجدول الزمني المحدد والفئات المحددة من قبل الهيئة المختصة، سيتم تنبيه الأفراد المعنيين للانتقال إلى تنفيذ متطلبات المرحلة الثانية.
• كيف أستطيع معرفة تاريخ تطبيق المرحلة الثانية على منشأتي، بما أن المرحلة الثانية سيتم تطبيقها على دفعات؟
لا تقلق، مرن قد جمعت لك مواعيد المجموعات كلها، بدءً من المجموعة الأولى للتاسعة:
• ما هي أبرز الأمثلة على الأشياء المحظورة لأنظمة الفوترة الإلكترونية في المرحلة الثانية؟
من أبرز الأمثلة استخراج أو نقل المفتاح الخاص بختم التشفير ، وتغيير الوقت أو التاريخ في نظام الفوترة الإلكتروني.
• ما الأمور التي يجب على المستخدمين ومطوري الحلول التقنية مراعاتها عند استعمال حزمة أدوات تطوير البرمجيات؟
- التحقق من مطابقة الفواتير لمعايير لائحة الفوترة الإلكترونية، وذلك بإخضاعها للفحص والتأكد من تلبيتها للمتطلبات.
- الالتزام بالمواصفات والمعايير الأمنية المحددة للفواتير الإلكترونية، وضمان أن جميع الإشعارات الدائنة والمدينة تفي بتلك المعايير.
- الاهتمام بالتفاصيل الفنية والتقنية الموضحة في الوثائق المتعلقة بالفاتورة الإلكترونية لضمان الدقة والأمان.
في ختام مقالنا عن الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية، ندعو جميع الشركات إلى الاستفادة من الموارد المتاحة والإقدام للمشاركة في المرحلة الثانية من الفوترة، لضمان الامتثال للتشريعات والاستفادة من المزايا التي توفرها.
شكراً لك